SoftFlot al momento a crecido a razón del 30 % por año iniciado la primera versión en el 2004 y al 2013 la 3, es un sistema que fue diseñado especialmente para administrar una flotilla de cualquier tipo de vehículo es de fácil implementación y tecnología de punta. Es un sistema de base abierta en formatos comerciales de uso común como son el Microsoft SQL Server 2000-2012 y el Microsoft Access 2000-2013, se pensó en estos 2 formatos debido a que MS SQL Server es para los clientes exigentes en eficiencia y alto rendimiento y es utilizado en servidores, el otro MS Access es para estación de escritorio ya que sus requerimientos no son tan exigentes.


Cada versión nueva que liberamos del SoftFlot es para dar mejoras sustanciales al sistema y además para mantener compatibilidad con los nuevos sistemas operativos que salen cada año, también es importante mencionar que entre versión y versión hay un tiempo de operación que por lo general es de 2 a 3 años, durante ese tiempo el sistema SoftFlot tiene actualizaciones por mejoras y corrección de errores que les llamamos de mantenimiento, estas no tienen ningún costo para nuestros usuarios siempre y cuando sean dentro de la misma versión que adquirió.


SoftFlot es considerado el mejor programa de administración de flotillas en América Latina y es utilizado con éxito en prácticamente todos los países, esto para nuestra empresa es una gran responsabilidad ya que cada día los usuarios están más capacitados en las tecnologías de la información y se han vuelto más exigentes, es por esto que siempre estamos en constante comunicación con ellos para poder solucionar los errores que tenga el sistema y todos aquellos problemas de conceptualización de un proceso de operación estándar en el manejo de las flotillas, constantemente hacemos ajustes para mejorar esto. Consideramos que los módulos más importantes y más utilizados por nuestros cliente son 5 en Orden de Importancia Mantenimiento, Logística, Llantas, Combustibles, Control de Activo.


CONTROL DE ACTIVOS

En la actualidad llevar un correcto control de los activos (flotilla de vehículos) nos da la certidumbre de disponibilidad de estos en el momento que se requiera, esto para las empresas es muy conveniente debido a que en gran medida el desplazamiento de nuestro personal hacia los diferentes lugares de trabajo sea esto por ventas o por operación debe ser en tiempo.

El tener una correcta administración cerramos todas las oportunidades de nuestros empleados de poder aprovechar esto para obtener un beneficio personal y que en gran medida sumando al año nos daría una gran cantidad de pérdidas económicas. A continuación enlistaremos los principales casos que nuestros clientes nos han reportado.

1.- Sustitución de algún repuesto muy costoso y en buenas condiciones por uno en malas condiciones que está próximo a fallar con el propósito de que falle montado en el vehículo de la empresa y no en el propio.

2.- Cambio de algún neumático bueno por uno ya desgastado que el empleado tiene en su vehículo muchas ocasiones esto lo hacen con algún pariente que tenga el mismo modelo de vehículo.

3.- Cambio de motores en buenas condiciones por motores ya muy dañados y que empiezan a pasar aceite lo ocultan un tiempo poniéndole aceite espeso y poco a poco lo van cambiando para que no se note el cambio.

4.- Cambian la placa del vehículo para realizar una carga de combustible.

Estos son unos casos de ejemplo de todo lo que pasa por no tener un control administrativo de nuestra flotilla, es donde recomendamos implementar SoftFlot en su empresa que puede ser desde 5 vehículos hasta 10,000 o más, puede administrar varias sucursales y llevar un estricto control de compras de accesorios, reparaciones rutinarias, pago de derechos, consumos de combustible rendimiento histórico, asignación del conductor y el resguardo detallado de recepción del vehículo del vehículo y más.

COMBUSTIBLE

El analizar los rendimientos de cada unidad, nos permite optimizar los costos, así como también detectar posibles problemas, que estén ocasionando descontrol. Reportes, graficas, procesos de importación y exportación de datos, son solo algunas de las principales funciones, del control de combustible. Ahora también existe un analizador que le permitirá, crear consultas en bloques o segmentos de información, esto al mismo tiempo que será graficado, o exportado a Excel, para su análisis posterior, algunos de los principales análisis serán:

1.- Análisis de rendimiento por unidad.

2.- Análisis de rendimiento por sucursal.

3.- Análisis de rendimiento por tipo de combustible.

4.- Análisis de rendimiento por empleado.

5.- Análisis de rendimiento por recorrido.

6.- Control estadístico por más de un combustible, ideal para vehículos duales.

7.- Al capturar en el modulo existen validaciones por capacidad de tanque, por recorrido, y rendimiento lo que nos hace más eficiente el manejo de información confiable al capturar.

Tendremos la posibilidad, de comparar nuestro rendimiento real, contra el de fábrica, obtener rendimientos por tipo de vehículo.

MANTENIMIENTO

El principal activo que controla Softflot para las empresas es su flotilla de vehículos, sea esta parte de la operación general de la empresa o solo para transportación utilitaria, esto nos lleva a tener una administración eficiente de los mantenimientos, para poder incrementar la vida útil de nuestros vehículos además de evitar pérdidas por la duplicidad de tareas de mantenimiento o por correctivos que pudieron ser evitados con un preventivo.

Implementación.

SoftFlot es un sistema especializado de fácil implementación para llevar la gestión de mantenimiento desde el diseño y planeación de las tareas de mantenimiento preventivas, hasta la generación de Órdenes de Servicio y el análisis detallado de costos utilizados. Otra ventaja es que usted podrá modificar todos los reportes que se emiten como soporte del mantenimiento como es la Orden de Servicio y además si usted tiene un taller propio podrá llevar el control de entrada y salida y así tener los tiempos de disponibilidad de su flotilla.

Resultados Analíticos.

De todos los módulos que incluye nuestro grupo de mantenimiento el más utilizado actualmente es el analizador de costos de mantenimiento, que nos da una realidad de lo gastado por cada vehículo que graficándolo contra el valor contable en libros nos puede dar una idea muy clara del momento en que se debe adquirir un nuevo vehículo debido a que se está gastando demasiado en mantenimiento.

Beneficios

- Evitar la realización de dobles mantenimientos.

- Evitar pérdidas económicas por correctivos por un mal preventivo.

- Análisis detallado de costos para poder tomar decisiones de respuesta.

- Análisis de tiempos reales de renovación de vehículos.

- Control y eficiencia de sus proveedores al dar un servicio.

- Control y eficiencia de su personal técnico mecánico si tiene su propio taller.

- Facilidad para obtener la certificación ISO que requieren controles de mantenimiento.

- Seguridad en la salida de sus viajes y evitar pérdidas por fallas en curso.


NEUMÁTICOS

En este módulo de catalogo de neumáticos se llevará el control de todos los neumáticos de la empresa, ya sea que estén montados en las unidades, o en el almacén.

El usuario podrá indicar los datos de identificación de cada neumático, el estado general del mismo, y clasificarlo (usado, nuevo, de reserva, etc.). Podrá indicar la sección de almacenaje (si aplica.), la información inicial del neumático (marca, modelo, profundidad del dibujo, etc.). Es posible además indicar el costo de compra, el distribuidor y la garantía. Incluso puede adjuntar una fotografía del neumático.

Módulo de Montaje y Desmontaje.

Este módulo permite indicarle al sistema, la ubicación de los neumáticos por cada unidad. Podrá saber siempre en qué vehículo están, en cuál eje, y si está del lado derecho o izquierdo. Así, el usuario siempre podrá detectar, cuándo un neumático ha sido movido de su posición, ya sea por necesidad de hacerlo, o bien por mal manejo (robos). Es posible de esta forma detectar fugas de recursos en la empresa.

Módulo de Mediciones.

Este módulo fue diseñado pensando en llevar un control de la condición de cada neumático. Permite medir la profundidad de la huella o dibujo y el estado general del mismo.

Módulo de Renovaciones, Cambio de Posición.

Para llevar un registro, de los mantenimientos que se hagan a los neumáticos con sus respectivos costos. Los montos que aquí se especifiquen se reflejaran en el Módulo de Cuentas por Pagar del Grupo Administración.

Este módulo, emite un solo reporte cuyo nombre es Orden de Servicio a Neumáticos.

El usuario puede registrar el cambio de posición (o también conocido por rotación de llantas) de los neumáticos en cada vehículo. Cada vez, que se realiza una operación.

ALMACÉN DE REPUESTOS

Cuando la empresa tiene su propio taller donde le da mantenimiento a sus vehículos, tiene la necesidad de llevar un control de repuestos, para poder trabajar con mayor eficiencia y control, esto significa que solo se debe tener los repuestos de uso común.

Cuando la empresa tiene su propio taller donde le da mantenimiento a sus vehículos, tiene la necesidad de llevar un control de repuestos, para poder trabajar con mayor eficiencia y control, esto significa que solo se debe tener los repuestos de uso común.

Otro gran beneficio que usted tiene al tener su almacén bajo control es el tener ubicados los repuestos, que son más utilizados por su flotilla y así poder negociar un mejor precio por compra de mayoreo. Módulo de Montaje y Desmontaje.

Este módulo permite indicarle al sistema, la ubicación de los neumáticos por cada unidad. Podrá saber siempre en qué vehículo están, en cuál eje, y si está del lado derecho o izquierdo. Así, el usuario siempre podrá detectar, cuándo un neumático ha sido movido de su posición, ya sea por necesidad de hacerlo, o bien por mal manejo (robos). Es posible de esta forma detectar fugas de recursos en la empresa.

A continuación enlistaremos las principales características de operación:

- Administración de varios almacenes.

- Movimientos de Entradas y Salidas con valuación promedio.

- Resurtido de almacenes en función de mínimos y máximos.

- Valuación de nuestro almacén, sencillo y consolidado para multi almacenes.

- Kardex detallado por producto.

- Unidades de Empaque y de Surtido al taller, puede comprar por ejemplo un tambo de aceite y surtirlo en litros al taller.

- Aplicación del costo de salidas a un vehículo, Orden de Servicio, Centro de Costo.

- Creación de requisiciones de compra de repuestos.

Nota: este no es un control de compras solo es la requisición del repuesto para solicitar una cotización al proveedor y relacionarlo con quien solicito la parte, posterior a este proceso viene ya la compra que no es administrado por SoftFlot.

LOGISTICA DE VIAJES

La versión avanzada de SoftFlot, viene con el grupo de módulos, referente a logística de la transportación de productos, de un lugar a otro. El sistema lo auxiliará en el control desde que el cliente solicita el embarque, hasta la entrega o retorno, y hay liquidación del operador de sus gastos de viaje y comisiones.

El sistema está desarrollado en un método de administración general con procesos flexibles dando al usuario la oportunidad de agregar algunos campos personalizados donde pueden guardar, información particular para su empresa. Hay ventajas significativas, en el uso del control de Logística, en su empresa.

Características destacables del módulo:

- Tarifas especiales por convenios, con algunos clientes.

- Registro de Rutas, con diferentes tarifas: por viaje, por tonelada, por volumen etc.

- Generación de Solicitud de embarques.

- Asignación de embarques a viajes armados.

- Registro y control del viaje, con múltiples recorridos.

- Registro de abonos y eventos de viaje.

- Caseta de vigilancia, para registro de salida de vehículo.

- Comprobación de gastos.

- Creación de liquidaciones a operadores.

- Control de fondo revolvente.

- Visualización de Tráfico.

- Integración con GPS, para posición real.

- Vista de Contenido por remolque.

- Vista de Remolques.

- Analizador de Gastos de Viaje.

El control de nuestro embarque se simplifica porque vamos a tener un seguimiento de clientes y embalajes en todo momento, y adicionalmente podemos tener una interfaz de GPS para obtener así la ubicación de nuestro vehículo durante el viaje.

HERRAMIENTA WEB DE OPERACIÓN

SoftFlot herramienta Web ver 1.0 será liberado el segundo semestre del año 2014 es un complemento adicional a los usuarios actuales de SoftFlot ver 3.0 y está dirigido a todas las empresas que tengan una gran cantidad de vehículos utilitarios y que por su logística de operación los conductores de los vehículo requieran estar informando al administrador de la flotilla el estado general, los mantenimientos y fallas corregidas, lecturas etc. Esta información será recibida en tiempo real por el administrador de SoftFlot y será procesada para generar los próximos mantenimientos a realizar y llevar el control detallado de costos y balance del presupuesto gastado, disponible o déficit asignado al conductor.

SoftFlot creó esta herramienta que viene siendo un brazo adicional de su control dando un alcance global a la información oportuna de nuestros conductores.

- Que es lo que sus conductores pueden capturar en web:

- Registro de los odómetros en tiempo real.

- Reportar Fallas, con opción de autogenerar una Orden de Servicio.

- Graficas informativas de Rendimiento, Presupuesto, Gastos.

- Información de Tareas de Mantenimiento a realizar.

- Información de Tramites de Gestoría por realizar.

- Información de Vencimientos de seguros.

- Visualización del historial de Lecturas de odómetro.

- Último estado y Registro de mediciones de llantas.

- Alarmas de vencimientos de licencia de manejo.

- Recepción de mensajes del administrador de flotillas.

Esta herramienta está desarrollada en ASP.Net FrameWork 4.0 y se conecta directamente a su base de datos SQL que genera el SoftFlot ver 3.0 esta conexión puede estar dentro de su red, en un sitio web o también en un servicio en la nube como Microsoft Azure.

INTEGRACIÓN CON GPS

SoftFlot puede integrarse a su sistema GPS, de forma automática, si su proveedor de GPS tiene la posibilidad de proporcionarle, un servicio web que le regrese un archivo XML con la información de latitud y longitud.

El GPS Import versión 1 es un complemento que puede ser adquirido adicional al SoftFlot, y se ejecuta de forma independiente, y se puede configurar para que de forma cíclica, esté llamando, al servicio web y obtenga el XML con la información de posicionamiento, esta frecuencia de ejecución se puede configurarse en múltiplos de 1 minuto.

Una gran ventaja que podemos tener al utilizar este complemento, es que se puede obtener el registro del odómetro del vehículo, o la hora en que la máquina se encendió y en la que se apagó, esto para el caso del equipo pesado de construcción, aunque en el caso de un vehículo si GPS nos regresa el odómetro, no siempre es 100% exacto con el real, pero de cualquier forma, es muy práctico tener este valor, que al final si se acerca mucho a la realidad y nos evita tener que registrarlo día a día.

Actualmente existen en el mercado una gran cantidad de proveedores de GPS y generalmente no contamos con todas las inter faces para conectarnos a sus datos vía servicio web y para crearla hay que hacer un desarrollo a la medida, este costo debe ser cubierto por el cliente adicionalmente al precio del sistema SoftFlot.

MEJORAS DE LA VERSIÓN 4.0 (PROXIMAMENTE)

A todos los usuarios del sistema SoftFlot

Debido a la actualidad tecnológica y los nuevos sistemas operativos que se encuentran en el mercado Windows 8, Windows Server 2012 etc. que vienen impulsando nueva tecnología y manejo de pantallas táctiles INTERASYSTEM nos informó que con fecha del 1 de abril del 2013 se inicio el desarrollo de la versión 4 del SoftFlot que será liberada en 2014, el presente documento es para anunciar oficialmente a todos nuestro clientes y amigos de esto, de tal forma que puedan comprar la actualización en promoción por el lanzamiento de la nueva versión.

A continuación colocamos las mejoras del softflot 4, esta lista la estaremos actualizando constantemente:


REQUERIMIENTOS TECNICOS

SoftFlot se caracteriza por no ser exigente en los requerimientos que pide para funcionar.

Estación de trabajo:

- Procesador de 800 MHz y 32 bits Mínimo.

- Mínimo 512 MB de memoria RAM para Win XP si usa Win Vista y 7 se recomienda 1 GB en adelante.

- 5 GB de disco duro – 10 GB disponibles.

- Resolución de gráficos compatibles con Súper VGA mínimo 1024 X 768

- Unidad de CD-ROM para la instalación

- Puerto USB para llave del sistema

Servidor:

- Procesador de 800 MHz y 32 bits.

- Mínimo 2GB de memoria RAM

- Compatible con sistemas operativos Microsoft Windows Server a partir de versión 2003.

- Más de 15 GB de disco duro disponibles.

- Resolución de gráficos compatibles con Súper VGA mínimo 1024 X 768

- Unidad de CD-ROM para la instalación

- Puerto USB para llave del sistema

El sistema SoftFlot puede utilizar 2 diferentes bases de datos:

Access de 2000 en adelante: Esta es la base que el sistema instala por defecto, y tiene sus propios controladores, de esa forma no requiere de tener instalado la suite de Office para que pueda funcionar.

SQL Server 2000 en adelante: Este es un servidor de bases de datos y se recomienda su uso si el volumen de información que va a manejar es muy alto o si requiere entrar a su sistema desde una red WAN (Internet, VPN privada, Punto a Punto, etc).

** Nota Importante

El sistema SoftFlot no se vende con el licenciamiento para este tipo de base de datos, ya que este es propiedad de Microsoft y se tendrá que adquirir el licenciamiento apropiado para poder utilizarlo, hay también bases ligeras llamadas Express que actualmente ofrece Microsoft directamente en su portal y no hay un costo por licenciamiento, pero solo puede ser utilizado en una PC.

PREGUNTAS FRECUENTES SOFTFLOT

PREGUNTAS SOFTFLOT

¿Qué tipo de soporte técnico tengo al adquirir un sistema SOFTFLOT?

Usted puede contactar a nuestro departamento de soporte vía correo, soporte@ingenieriadec.com, o bien al soporte directo del fabricante soporte@softflot.com, recuerde que usted es un nuevo usuario de SOFTFLOT, nosotros somos distribuidores autorizados para brindar soporte técnico avanzado y al adquirir el sistema, cuenta con atención personalizada por parte de nuestro personal de soporte DEC, el cual le puede atender vía telefónica (55) 8992 7112, SKYPE: eadannavarro, videoconferencias vía WEBEX y también en sitio, solicitar costos por este tipo de visitas, pero en todo momento usted puede tomar la decisión de ser atendido por medio del fabricante

Cuando usted adquirió un servicio de implementación, deberá consultar exclusivamente con el personal de Ingeniería DEC México dudas con respecto al proyecto ejecutado en su empresa

¿Qué contiene mi sistema SOFTFLOT?

Dependiendo de la versión adquirida, el sistema tiene una versión SEMIAVANZADA la cual contiene todas las funciones administrativas de la flota, la versión AVANZADA contiene las funciones para administrar la LOGISTICA de la flota vehicular

¿Qué son los complementos de SOFTFLOT?

Los complementos, son herramientas de softflot capaces de emular procesos adicionales para complementar la administración, los principales complementos de softlfot son:

- Complemento de ALMACEN

- Complemento GPS

- Complemento ASPEL

- Complemento AdminPAQ

- Complemento Vales de Combustible

- Complemento de timbrado fiscal de facturas

¿En cuántas computadoras puedo instalar mi sistema SOFTFLOT?

En la nueva versión de SOFTFLOT, solamente se puede instalar por el número de usuarios adquiridos, es decir, si la versión fuera RED 5 usuarios, solo puede estar en 5 computadoras, los usuarios REMOTOS de SOFTFLOT pueden ser instalados dentro o fuera de la red LOCAL

¿Cuál es el número de usuarios recomendado para tener en una empresa?

La respuesta puede variar en función del tipo y funciones dentro de la empresa, sin embargo podemos recomendar tener un usuario instalado por cada personal involucrado dentro de la administración de la flota vehicular, por ejemplo, un usuario para el encargado de mantenimiento, uno para el de Logistica, uno para el de combustibles y uno para el de llantas, más un usuario adicional para fines administrativos para el personal encargado de informática dentro de la empresa.

¿Por qué el SOFTFLOT necesita permisos de administrador durante la instalación?

Debido a las versiones actuales de Windows, el sistema requiere que un usuario con privilegios de administrador sea el encargado de realizar la instalación en cada equipo, sin embargo, es importante aclarar que NO SE NECESITA tener perfil de administrador en un equipo, para que SOFTFLOT trabaje.

¿En qué carpeta queda instalado el sistema SOFTFLOT?

En una versión RED, el sistema creara una carpeta de nombre INTERSVR3, regularmente estará en raíz de la unidad seleccionada para su instalación, un ejemplo podría ser: F:\INTERSVR3

En una versión MONOUSUARIO, el sistema crea una carpeta SOFTFLOT3, la cual se recomienda que quede en el disco duro C del equipo, ejemplo, C:\SOFTFLOT

¿En qué ubicación se localizan las bases de datos de SOFTFLOT?

Cuando el sistema es MONOUSUARIO, dentro de la carpeta principal SOFTFLOT3, estarán contenidas las bases de datos en la subcarpeta BASESMDB, ejemplo, C:\SOFTFLOT 3\DataBase\SFLDatos.301

Cuando el sistema es RED, dentro de la carpeta principal MPSOFTSV, estarán contenidas las bases de datos en la subcarpeta BASESMDB, ejemplo, F:\INTERSVR3\DataBase\SFLDatos.301

¿Qué terminación tienen los archivos de SOFTFLOT?

Un archivo tipo ACCESS de SOFTFLOT tiene terminación 301, todas las bases de datos ACCESS crean un archivo de imágenes, el cual es importante también sea respaldado, todos tendrán el mismo nombre, pero tendrán terminación 302.

Las bases de datos SQL, terminaran todas con las características de los sistemas correspondientes, SQL, terminación MDF y LDF

¿Puedo formatear mi equipo y volver a instalar el SOFTFLOT sin que me afecte?

Sí, pero es muy importante respaldar en caso de ser el equipo que contenga las bases de datos, para MP las carpetas principales de información son DATABASE, GUIONES, DATADOCS, DATAIMAG y BACKUPS. Toda la instalación de SOFTFLOT puede volverse a realizar si se tienen los discos de instalación, pero la base de datos es responsabilidad del usuario mantener sus respaldos.

¿Cuántas veces puedo reinstalar el SOFTFLOT?

Todas las que desee, solo por favor tomar en cuenta la recomendación de los respaldos.

¿Qué pasa si pierdo mi conector HASP?

El conector HASP no es reemplazado sin costo, se requiere elaborar una carta dirigida al fabricante del software, DESARROLLO DE SOFTWARE INTERASYSTEM, explicando lo ocurrido, el fabricante posterior a realizar un análisis del caso, procederá a emitir un dictamen en el cual se indicara el costo correspondiente por el reemplazo.

¿Cómo saber que el sistema SOFTFLOT está trabajando con bases de datos SQL?

Al ingresar al sistema, en la parte inferior de la pantalla, colocara la leyenda SQL SERVER, lo cual te indica que está conectado a un servidor SQL.

¿Se puede instalar el SOFTFLOT en servidores virtuales?

El SOFTFLOT puede trabajar en ambientes virtuales, sin embargo requiere forzosamente de un equipo en la red que cumpla el requerimiento de publicar el servicio de licencias del SOFTFLOT, es importante que se considere que el conector HASP no puede ser virtualizado, requiere de un puerto físico en la red para mantener la operación del sistema.

Al ingresar al SOFTFLOT, el sistema me indica que no se puede accesar a la base de datos o que no es válido mi acceso, ¿Qué hice mal?

No instalo el sistema con un usuario administrador, trate reinstalando el sistema o bien dando clic derecho sobre el sistema e indicando que ejecute como administrador, también puede ser que la carpeta compartida en la RED intersvr3, no tenga registrados los atributos de red correspondientes.

¿Cómo administro mis usuarios del sistema SOFTFLOT y la base de datos?

El SOFTFLOT tiene un módulo, el cual es el Administrador de USUARIOS, dentro del este módulo usted puede ingresar para administrar los usuarios de la base de datos, puede hacer varias funciones, crear usuarios, desbloquear procesos, formar una bitácora de transacciones, estas funciones son por base de datos.

Al ingresar el sistema me indica que mi usuario ha sido bloqueado, ¿Cómo resuelvo esto?

Esto se resuelve con varios pasos,

1 Ingrese con un usuario Administrador a SoftFlot y Seleccionar el Administrador usuarios

2 Seleccionar el usuario y marcar la herramienta desbloquear base de datos

Si tiene mas preguntas, por favor ingrese a la sección contacto para que un ejecutivo le ayude a resolverlas o escribanos a soporte@ingenieriadec.com